Как повысить эффективность бизнес-процессов, наладить внутренние коммуникации между подразделениями и сотрудниками, открыть новые возможности для развития? Об этом рано или поздно задумываются в любой компании – крупной и не очень, давно работающей на рынке или только-только вставшей на ноги. Об истории внедрения «Битрикс24» в компании Chel.ru рассказал заместитель директора по общим вопросам ООО «А ГРУПП» Алексей Степура.
– Алексей, в прошлом году «А ГРУПП» исполнилось 15 лет, за это время компания прошла путь от крошечной фирмы до крупного холдинга со штатом более 500 сотрудников. Расскажите о том, как выглядит бизнес «А ГРУПП» сегодня?
– Сегодня мы работаем в трёх взаимосвязанных направлениях: металлоторговля, металлообработка и промышленное строительство.
Бизнес металлоторговли – сетевая структура с головным офисом в Москве и филиалами в Санкт-Петербурге, Ростове-на-Дону, Краснодаре, Энгельсе, Новосибирске, Екатеринбурге и Тюмени.
Направление металлообработки – логическое продолжение металлоторгового бизнеса: в структуру нашего холдинга входят сразу три металлообрабатывающих предприятия.
Третье направление, промышленное строительство – проектирование, изготовление, строительно-монтажные работы и генеральный подряд – мы осуществляем в партнерстве с компаниями «Юникс» и «Белэнергострой».
Сегодня «А ГРУПП» уверенно занимает ведущие позиции на российском рынке стальных труб. Четыре года подряд компания сохраняет первое место в общероссийском отраслевом рейтинге.
– Как родилась идея перейти на использование онлайн-сервиса для совместной работы «Битрикс24»? Что стало причиной столь значительных изменений во внутреннем устройстве?
– Развитие филиальной сети, складского комплекса по московскому региону. Резко возросло количество территориально удаленных сотрудников – в связи с этим возникла необходимость предоставить им для комфортной работы надежный, круглосуточно доступный общий ресурс, так сказать, для вовлечения в рабочие процессы компании.
– Много ли времени занял процесс внедрения, как быстро сотрудники начали работать в «Битрикс24»?
– Задача ставилась в большей степени «от возможностей», то есть функционала решения, а не «от потребностей» – максимального охвата всех бизнес-процессов (документооборот, менеджмент задач и так далее). Поэтому процесс внедрения не занял много времени. В общей сложности на все, включая написание внутреннего руководства по пользованию порталом, ушло около трех недель.
– Каковы были особенности проекта? Какие возникли трудности?
– Для развертывания было выбрано именно облачное решение – такой вариант наиболее точно соответствует ИТ-концепции компании, а именно ориентированности на SaaS. Поэтому мы подстраивались под предлагаемый функционал, а не наоборот.
На данный момент наиболее распространённые процедуры – учет рабочего времени, постановка и контроль задач, организация групп – вполне успешно работают. Но мы с нетерпением ожидаем дальнейшего развития платформы, расширения ее функционала: в этом случае мы могли бы в еще большей степени пересмотреть свои бизнес-процессы, подстроившись под логику «Битрикс24».
– До использования «Битрикс24» и после – в чем разница?
– После появления «Битрикс24» внутренние коммуникации компании вышли на новый уровень. Сотрудники получили удобный инструмент общения – не только по работе, но и в неформальном ключе. Например, благодаря «живой ленте» и тематическим группам у многих обнаружились общие интересы: футбол, фитнес, другие увлечения. Все это способствует сближению коллектива, в том числе из разных регионов, а более теплая атмосфера в компании – это всегда плюс.
Что касается исключительно корпоративного аспекта, появилась возможность придания ключевым задачам, особенно резонансного характера, публичного статуса с привлечением наблюдателей разного ранга. Территориально удаленные подразделения в подобных случаях видят обратную связь, реакцию, положительное движение. Они понимают, что они – часть команды, их мнение и потребности непременно учитываются.
– Что изменилось в работе линейных и высших руководителей компании – как «Битрикс24» может помочь в управлении отделом или компанией в целом?
– Глобально внедрение «Битрикс24» способствовало более системному пониманию происходящего внутри компании. Будучи привлеченными в качестве наблюдателей, высшие руководители стали узнавать о неких латентных процессах и задачах, о которых раньше они не знали или не могли знать. Линейные руководители теперь всегда в курсе того, чем занят каждый подчиненный, даже если какая-то задача была поставлена без их привлечения. Кроме того, при постановке задач начальники отделов теперь всегда ориентируются на загруженность предполагаемых исполнителей и балансируют нагрузку между ними.
– Какое влияние оказало появление «Битрикс24» на сотрудников?
– Изменился порядок и приоритет того, как сотрудники пользуются теми или иными коммуникативными инструментами. Например, часть информационных потоков, ранее обслуживаемых только средствами электронной почты, переместилась на платформу «Битрикс24». Благодаря этому почта превратилась в легкий и удобный инструмент коммуникаций, ориентированный на внешнее общение с клиентами: компактность способствует ее эффективности. В то время как сервис обеспечил всё внутреннее взаимодействие – постановку и выполнение задач, регистрацию рабочего времени, анонсы по корпоративным мероприятиям, галереи и прочие аспекты внутренней жизни компании.
– Что изменилось в области совместной работы над задачами и проектами?
– Пожалуй, только теперь мы по-настоящему поняли, что такое серьезный контроль над выполнением задач и современная автоматизация рабочего времени сотрудника. Пока компания находится в адаптационном периоде: пользователи привыкают к новым инструментам, к новой организации рабочего времени, пытаются стать ответственнее. Безусловно, отдача будет – именно с этой целью и затевался проект.
– Помогает ли «Битрикс24» упростить обмен документами внутри компании?
– В области документооборота функционал облачной версии в нашем случае оказался несколько ограничен – мы ожидаем дальнейшего развития продукта. На сегодняшний день на портале создано хранилище общих документов с разграничением прав доступа, но оно носит скорее справочно-информационный характер. Реально же существует острая необходимость не столько хранения документов, хотя и это немаловажно, сколько именно документооборота.
– Как сейчас происходит планирование рабочего времени? Какие инструменты помогают в этом?
– Сейчас широко используются инструменты регистрации отсутствий – посредством личного календаря и через единый график. Это здорово облегчает работу нашего отдела кадров. А вот инструменты регистрации начала и окончания рабочего дня мы пока не используем. Дело в том, что наш офис оборудован системой учета посещаемости на базе proximity-карт. Нам бы хотелось иметь возможность импорта данных нашей системы в общую базу данных посещаемости в «Битрикс24» – для построения сводных отчетов и в целом более подробной статистики.
– Возможно ли пользоваться «Битрикс24» из дома или находясь в командировке?
– Это одно из главных достоинств «Битрикс24». Учитывая то обстоятельство, что многие сотрудники компании, особенно руководящий состав, являются достаточно мобильными, доступ к порталу за пределами офиса критически важен – это возможность быть вовлеченным в рабочий процесс, где бы ты ни находился.
– Пользуетесь ли вы инструментами CRM, заложенными в «Битрикс24»?
– На данный момент подобные инструменты не используются, однако такая возможность рассматривается – взаимоотношениям с клиентами компания придает чрезвычайно важное значение.
– Как ваши клиенты оценивают изменения в вашей компании, заметна ли разница с их точки зрения?
– Учитывая тот факт, что опыт эксплуатации «Битрикс24» совсем невелик, говорить об этом пока преждевременно. Однако произведенные усилия, а также стремление нашей компании максимально эффективно использовать имеющиеся в распоряжении ресурсы дают основания надеяться, что выбор в пользу данного продукта обязательно принесет положительные изменения в работе с нашими клиентами.
Примечание. Оценить возможности «Битрикс24» может каждый абсолютно бесплатно. Для небольших компаний, отделов, команд, объединенных одной идеей или проектом, а также для тех, кто просто хочет поближе познакомиться с «Битрикс24», существует тариф «Проект». Это возможность для группы пользователей до 12 человек работать в «Битрикс24» бесплатно.
