Как выбрать офисную технику: советы экспертов

Печать офисных документов – далеко не самая крупная статья расходов для компании любой величины. Именно поэтому и принято уделять мало внимания качеству работы служебных принтеров, сканеров, копиров и МФУ. И очень часто при покупке этих устройств не учитывается масса важных моментов, что приводит к неприятным последствиям. Сталкиваясь с проблемами при ремонте и постоянно тратя деньги на дорогие расходные материалы, в компании начинают думать: вот было бы здорово, если бы все работало, как часы.

На самом деле к выбору офисной техники стоит сразу подойти ответственно. Ведь это необходимые атрибуты любого офиса, правильно выбрав которые, можно не только сберечь нервы себе и сотрудникам, но и ускорить документооборот в компании, а также неплохо сэкономить.

Однако работа всех компаний выстроена по-разному, везде решаются разные задачи, а значит, и к выбору техники для офиса нужно подходить индивидуально. На что же ориентироваться, чтобы выбрать именно те аппараты, которые подойдут конкретной фирме? Эксперты советуют прежде всего отталкиваться от того, каков объем печатного документооборота в компании.

«Все зависит от того, какой объем печатных работ выполняется в компании, – говорит начальник отдела сервисного обслуживания ООО «Инженерно-технический сервис» Сергей Черкасов. – Если печатать нужно много, то лучше остановить выбор на оборудовании с большой производительностью. Если же поток документооборота небольшой, разумнее будет выбрать модель с меньшей мощностью, которая и стоить будет дешевле».

«Лучше всего будет приблизительно рассчитать месячную нагрузку на технику и выбирать модель с разумным запасом», – советует директор компании «АйПринт Челябинск» Валерий Мухамедьянов.

При этом слово «дешевле» вовсе не означает, что нужно пойти и купить самую дешевую модель. Есть ряд факторов, которые нужно учесть при покупке. «Значительная часть пользователей старается максимально сэкономить на технике при ее покупке, не задумываясь при этом о последствиях, – отмечает Сергей Черкасов. – А затем в процессе эксплуатации выясняется, что крайне трудно отыскать запчасти, используются только оригинальные картрижди, каждый из которых стоит почти как сам принтер, или вообще у этого производителя нет в городе сервисного центра. Например, по таким маркам, как Panasonic, Brother, Toshiba, Minolta, сервис в нашем регионе развит слабо, а по HP, Xerox, Canon – развит хорошо».

Прояснить заранее все важные моменты, чтобы избежать неприятных последствий покупки, можно, обратившись за консультацией в сервисный центр. Можно, конечно, задать все вопросы продавцу в магазине, но в этом случае есть риск получить не вполне достоверную информацию. Мало того, что консультанты в обычных магазинах техники часто заинтересованы в продажах какой-то конкретной марки, им еще и нет никакой разницы, какая судьба ждет устройство после покупки. Кроме того, в них практически невозможно найти устройства, рассчитанные на большие объемы печатной работы, поскольку широким спросом они не пользуются. В сервисе же консультация будет более качественной и объективной, поскольку здесь рассчитывают на постоянное сотрудничество.

«Выбор техники огромен, и каждые полгода мы видим обновление предложений производителей, поступление на рынок новых моделей, – отмечает Валерий Мухамедьянов. – Однако часто, выпуская дешевую технику, вендоры стараются наверстать упущенную прибыль за счет расходных материалов. Поэтому, выбирая бюджетную модель, не следует рассчитывать на низкую себестоимость печати страницы».

Снизить себестоимость можно за счет использования совместимых картриджей. В этом случае стоимость одного такого нового картриджа сопоставима с полным восстановлением использованного и в два раза дешевле оригинального. Если модель поддерживает только оригинальные картриджи, ее дальнейшее обслуживание обойдется значительно дороже.

Не следует пренебрегать качеством приобретаемой для офисной печати бумаги, поскольку от нее зависит не только продолжительность «жизни» напечатанного документа, но и срок службы принтера. Дешевая отечественная бумага значительно уменьшает ресурс печатных узлов, отмечает Сергей Черкасов. Именно низкое качество этого расходного материала является одной из главных причин преждевременного выхода из строя принтера. Допустим, если ресурс принтера рассчитан на 10 тысяч страниц, то при использовании плохой бумаги его может хватить лишь на 5-6 тысяч.

Стоит отметить, что правильный выбор техники – это только начало, и для того, чтобы в офисе все работало как часы, необходимо правильное дальнейшее обслуживание. Ведь неожиданная поломка – это всегда неприятно, к тому же она может затормозить работу компании.

«Чтобы избежать непредвиденного выхода техники из строя, необходимо не только правильно выбирать расходные материалы, но и проводить регулярную профилактику, – говорит Валерий Мухамедьянов. – Лучше всего заключить комплексный договор с компанией, обслуживающей офисную технику, и она будет проводить осмотры устройств в оговоренные сроки, тем самым избавляя клиента от рисков».

«Компании-поставщики офисной техники обычно оказывают услуги по сервисному обслуживанию и производят профилактические работы в соответствии с оговоренным регламентом, – отмечает Сергей Черкасов. – Нужно установить доверительные отношения с сервисным центром и регулярно поддерживать с ним связь».

Еще один актуальный вопрос, что же все-таки купить: многофункциональное устройство (МФУ) или отдельно принтер, сканер, копир? Здесь опять же все зависит от объемов печатаемых документов. Если они совсем небольшие, то подойдет обычное МФУ, если поток документов посерьезнее, лучше несколько устройств, чтобы распределить нагрузку. Для больших компаний хорошим выходом станет профессиональное МФУ, оно стоит дороже, но и надежность намного выше. Также такие аппараты нужны тем, кто печатает на листах формата А3.

Не стоит покупать для офиса устройства б/у. Их ремонт не заставит себя долго ждать, и в итоге экономия выльется в дополнительные затраты. Лучше приобретать новую технику с хорошей гарантией от надежного производителя.

Итак, подведем краткие итоги и составим памятку, которая поможет правильно выбрать и обслуживать офисную технику:

При выборе офисной техники нужно ориентироваться на то, какие объемы работы она будет выполнять, обратить внимание на ее производительность.

Невыгодно покупать принтеры, которые работают только с оригинальными картриджами и не поддерживают совместимые, которые значительно дешевле. В результате даже очень дешевый принтер в итоге обойдется гораздо дороже.

Перед покупкой проконсультируйтесь в сервисном центре, где подскажут, какая техника подойдет именно для вашего офиса.

Нужно покупать технику той марки, сервисная служба которой есть в городе, чтобы не было трудностей с гарантийным обслуживанием и дальнейшим ремонтом.

Рекомендуется покупать хорошую качественную бумагу, поскольку дешевая сокращает срок службы принтера.

Следует проводить регулярные профилактические осмотры офисной техники, чтобы избежать непредвиденных поломок.

Лучше не приобретать для офиса технику б/у, в итоге сэкономить все равно не получится.

Лучше приобретать аппараты хорошо зарекомендовавших себя на рынке производителей:

• лазерные принтеры – Canon, HP

• струйные принтеры – Epson

• малые МФУ – HP, Canon, Ricoh, Kyocera

• большие МФУ – Ricoh, Xerox, Kyocera

• сканеры – Epson, HP